Wij, Ecosoft, heten uw bezoek aan onze website van harte welkom. Wij nemen de bescherming van uw gegevens en privacy zeer serieus. De verwerking van persoonsgegevens vindt altijd plaats in overeenstemming met en volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Door middel van deze privacyverklaring wil ons bedrijf u informeren over de wijze, de omvang en het doel van de persoonsgegevens die door ons worden verwerkt en uw rechten in dit verband verduidelijken.
De Privacyverklaring van Ecosoft is gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zoals bepaald in Verordening 2016/679 van het Europees Parlement van 29 april 2016.
Onder "persoonsgegevens" worden alle gegevens verstaan die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (hierna "betrokkene" genoemd). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychologische, economische, culturele of sociale identiteit van de natuurlijke persoon.
'Niet-persoonsgebonden gegevens' worden geanonimiseerd en zijn gegevens die in geen geval te herleiden zijn naar de persoon in kwestie. Op grond hiervan vallen niet-persoonsgebonden gegevens dus niet onder de wetgeving inzake gegevensbescherming.
Onder "betroffen persoon" wordt verstaan elke geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon van wie de persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt.
Onder "verwerking" wordt verstaan elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd volgens geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, structureren, ordenen, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
"Verantwoordelijke" of "verwerkingsverantwoordelijke" is de natuurlijke persoon of rechtspersoon, autoriteit, dienst of ander orgaan die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Indien het doel van en de middelen voor een dergelijke verwerking worden bepaald door het Unierecht of het lidstatelijke recht, kan het bepalen wie de verwerkingsverantwoordelijke is of op basis van welke criteria hij wordt aangewezen.
Onder "derde" wordt verstaan een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of enig ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken.
"Toestemming" is elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting van de betrokkene waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een andere ondubbelzinnige bevestigende handeling zijn toestemming geeft voor de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens.
Ecosoft 22 BV
Leuvensesteenweg 633
1930 Zaventem (België)
Telefoonnummer: +3216607771
E-mailadres: belgium@ecosoft.com
- Andrey Mitchenko, algemeen directeur
- Michiel Hoctin Boes, Juridisch Directeur
U kunt contact opnemen met onze toezichthouder voor gegevensbescherming op e-mailadres belgium@ecosoft.com of op ons postadres onder de vermelding 'toezichthouder voor gegevensbescherming'.
4.1. Bezoek aan onze website
4.1.1. Beschrijving en omvang van de gegevensverwerking
Wanneer u onze website bezoekt, geeft uw browser om technische redenen de volgende gegevens door aan onze server (zogenaamde serverlogbestanden):
- IP-adres
- Datum en tijd van uw aanvraag
- Tijdzone afwijking van Greenwich Mean Time (GMT)
- Inhoud van de aanvraag (concrete webpagina)
- Besturingssysteem en de toegangsstatus / HTTP-statuscode
- Hoeveelheid overgedragen gegevens
- Website waarvan het verzoek afkomstig is (referrer-URL)
- Browser, taal en versie van de browsersoftware
4.1.2. Doel van de gegevensverwerking.
De opslag van deze gegevens in logbestanden is noodzakelijk om de website beschikbaar te stellen.
4.1.3. Rechtsgrond van de verwerking.
Wij verzamelen deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang in de zin van artikel 6, lid 1 sub f) van de AVG, om onze website weer te geven en de veiligheid ervan te waarborgen.
4.1.4. Duur van de opslag.
Informatie in logbestanden wordt om veiligheidsredenen zeven dagen opgeslagen (bijv. om misbruik of fraude op te helderen) en daarna verwijderd. Gegevens die langer moeten worden bewaard voor bewijsdoeleinden, worden pas verwijderd als het incident in kwestie definitief is opgehelderd.
4.1.5. Mogelijkheden tot bezwaar en verwijdering
Het verzamelen van gegevens voor de weergave van de website en het opslaan van deze gegevens in logbestanden is om technische redenen absoluut noodzakelijk voor het bedrijf. Daarom is er geen mogelijkheid voor de gebruiker om hiertegen bezwaar te maken.
4.2 Webwinkel
4.2.1. Omvang van de gegevensverwerking
U kunt zonder voorafgaande registratie een bestelling plaatsen in onze online shop of een gebruikersaccount aanmaken, om tijd te besparen bij een volgende aankoop in de online shop, omdat u dan uw klantgegevens niet opnieuw hoeft in te voeren. In beide gevallen verwerken wij de volgende gegevens: aanhef, aanhef, voornaam, achternaam, straat, aanvullende adresgegevens, postcode, woonplaats, land, telefoon, e-mailadres, afwijkend afleveradres.
4.2.2. Doel van de gegevensverwerking.
De gegevens worden verwerkt om de bestelling uit te voeren en om contractuele verplichtingen na te komen.
4.2.3. Rechtsgrond van de verwerking.
Wij verwerken deze gegevens om een overeenkomst uit te voeren. De wettelijke grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1 sub b) van de AVG.
4.2.4. Ontvanger van de persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden verwerkt door Ecosoft 22 BV, Leuvensesteenweg 633, 1930, Zaventem, België.
4.2.5. Duur van de opslag
Gegevens die bij ons zijn opgeslagen, worden gewist zodra ze niet langer nodig zijn voor hun doel en er geen wettelijke bewaarplicht is die het verwijderen ervan verhindert. Bewaarplichten vloeien voort uit handels- en belastingrechtelijke gronden.
Volgens de wettelijke voorschriften gelden bewaartermijnen van 7 jaar (voor bv. facturen) en 10 jaar (voor bv. elektronische diensten). De Rijksbelastingwet is van toepassing. Ook andere overheidsinstanties (kunnen) aanvullende maatregelen eisen.
4.2.6. Mogelijkheden om bezwaar te maken en te verwijderen
Als u een gebruikersaccount hebt aangemaakt, kunt u deze op elk gewenst moment verwijderen. De gegevens die in het kader van een bestelling worden verwerkt, zijn onderworpen aan de bewaarplichten van het handels- en belastingrecht. Daarom is er geen mogelijkheid voor de gebruiker om hiertegen bezwaar te maken.
4.3 Nieuwsbrief
4.3.1. Omvang van de gegevensverwerking.
U heeft tijdens de registratie als gebruiker van onze website de mogelijkheid om u te abonneren op een gratis nieuwsbrief, die u regelmatig op de hoogte houdt van producten en diensten van en evenementen bij Ecosoft.
Om u in te schrijven voor de nieuwsbrief verzamelen wij aanhef, voornaam, achternaam en e-mailadres zodat wij u persoonlijk kunnen contacteren.
Aanmelden voor onze nieuwsbrief gebeurt via een zogenaamde Double-Opt-In procedure. Na aanmelding ontvang je een e-mail waarin we je vragen om je inschrijving te bevestigen. Deze bevestiging hebben we nodig om te voorkomen dat iemand zich aanmeldt met een extern e-mailadres. Aanmeldingen voor de nieuwsbrief worden geregistreerd om aan te tonen dat de aanmeldingsprocedure volgens de wettelijke vereisten wordt uitgevoerd. Dit omvat het IP-adres van de aanvragende computer en de datum en tijd van de registratie.
Voor de verwerking van de gegevens wordt uw toestemming gevraagd in het kader van de registratieprocedure en wordt verwezen naar deze privacyverklaring.
Met betrekking tot de gegevensverwerking voor het verzenden van nieuwsbrieven vindt geen overdracht van gegevens aan derden plaats. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het verzenden van de nieuwsbrief.
4.3.2. Doel van de gegevensverwerking.
Voor het versturen van de nieuwsbrief vragen wij het e-mailadres van de gebruiker. We vragen naar de naam om een persoonlijke aanhef te kunnen gebruiken.
4.3.3. Rechtsgrond van de verwerking.
De wettelijke basis voor de verwerking van gegevens na aanmelding voor een nieuwsbrief door de gebruiker is zijn/haar toestemming in overeenstemming met artikel 6, lid 1, onder a) van de AVG.
4.3.4. Duur van de opslag.
Gegevens worden gewist zodra ze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Het e-mailadres van de gebruiker wordt daarom opgeslagen zolang het abonnement op de nieuwsbrief actief is.
4.3.5. Mogelijkheden tot bezwaar en verwijdering
U kunt het abonnement op onze nieuwsbrief te allen tijde opzeggen of uw toestemming intrekken. Hiervoor bevat elke nieuwsbrief een link waarmee u het abonnement op de nieuwsbrief kunt opzeggen.
4.4 Productregistratie
4.4.1. Omvang van de gegevensverwerking.
U heeft de mogelijkheid om uw Ecosoft-product op onze website te registreren en gebruik te maken van onze gratis herinneringsservice voor onderhouds- en servicestappen. Als u gebruik wilt maken van deze service, ontvangt u op een bepaald tijdstip een herinnering per e-mail. Bij de registratie van uw product verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u: aanhef, voornaam, achternaam, straat, postcode, woonplaats, telefoon, e-mailadres en eventueel de contactgegevens van uw installateur.
4.4.2. Doel van de gegevensverwerking
Het doel van de gegevensverwerking is het verzenden van informatie over product- en servicediensten en in het bijzonder herinneringen aan onderhouds- en servicewerkzaamheden.
4.4.3. Rechtsgrond van de verwerking.
Wij verwerken deze gegevens om precontractuele maatregelen uit te voeren. De wettelijke basis hiervoor is artikel 6 lid 1 sub b) van de AVG.
4.4.4. Duur van de opslag
Wij verwerken uw productregistratiegegevens zolang u deze wilt verwijderen.
4.4.5. Mogelijkheden tot bezwaar en verwijdering
U kunt uw productregistratiegegevens op elk gewenst moment verwijderen. Klik hiervoor op de link in uw bevestigingsmail. U kunt ons ook een e-mail sturen naar belgium@ecosoft.com.
4.5 Contactformulier en e-mailcontact
4.5.1. Omvang van de gegevensverwerking.
Op onze website vindt u een contactformulier waarmee u ons elektronisch vragen of opmerkingen kunt sturen. Als u van deze mogelijkheid gebruik maakt, worden de in het invoersjabloon ingevoerde gegevens aan ons doorgegeven en opgeslagen. Dit omvat de volgende gegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, straat, postcode, woonplaats, telefoonnummer, land, bericht. U kunt ook contact met ons opnemen via de daarvoor bestemde e-mailadressen. In dit geval worden de persoonsgegevens van de gebruiker die via e-mail worden verzonden, opgeslagen. In dit kader vindt geen overdracht van gegevens aan derden plaats. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het verwerken van het gesprek en het afhandelen van het verzoek.
4.5.2. Doel van de gegevensverwerking.
Wij gebruiken de verwerking van persoonsgegevens uit het invoersjabloon uitsluitend voor de verwerking van uw bericht. Als er via e-mail contact met ons wordt opgenomen, geldt ook hier het vereiste gerechtvaardigde belang om de gegevens te verwerken. De verwerking van andere persoonsgegevens tijdens de overdracht, zoals het IP-adres, is bedoeld om misbruik van het contactformulier te voorkomen en de veiligheid van onze informatietechnologiesystemen te waarborgen.
4.5.3. Rechtsgrond van de verwerking.
Wanneer u contact met ons opneemt (via het contactformulier of via e-mail), worden de gegevens van de gebruiker verwerkt om het verzoek en de verwerking ervan te behandelen in overeenstemming met artikel 6, lid 1, onder b) van de AVG.
4.5.4. Duur van de opslag.
Gegevens worden gewist zodra ze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor de persoonsgegevens die zijn afgeleid van het invoersjabloon voor het contactformulier en de gegevens die via e-mail worden verzonden, is dit het geval wanneer de betreffende conversatie met de gebruiker is voltooid. Het gesprek is afgerond als uit de omstandigheden kan worden afgeleid dat het onderwerp in kwestie effectief is behandeld.
4.6. Sollicitaties (carrière)
4.6.1. Omvang van de gegevensverwerking.
Als u geïnteresseerd bent om samen te werken met Ecosoft 22 BV, kunt u online bij ons solliciteren. Onder het menu-item 'carrière' vind je openstaande vacatures. Als je solliciteert via het sollicitatieformulier, verzamelen we de volgende persoonsgegevens: aanhef, aanhef, voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, nummer van de vacature/open sollicitatie plus de documenten die je bijvoegt: motivatiebrief, CV, diploma's.
4.6.2. Doel van de gegevensverwerking
Wij verwerken persoonsgegevens met het oog op de rechtvaardiging van een beslissing over een arbeidsovereenkomst, in het bijzonder voor de selectie van geschikte kandidaten en de administratieve uitvoering van de sollicitatieprocedure.
4.6.3. Rechtsgrond van de verwerking.
Wanneer u solliciteert naar een functie, worden de gegevens van de gebruiker verwerkt om de sollicitatie en de verwerking ervan te behandelen in overeenstemming met artikel 6, lid 1, onder a) en b) van de AVG.
4.6.4. Ontvanger van persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens zijn toegankelijk voor de afdeling personeelszaken en de vakafdeling die verantwoordelijk is voor de vacature.
4.6.5. Duur van de opslag.
Als de sollicitatie leidt tot een dienstverband, verwerken wij deze gegevens om een dienstverband uit te voeren. Deze gegevens worden vervolgens ingevoerd in ons personeelsadministratiesysteem. Indien de sollicitatie niet tot een dienstverband leidt, worden deze gegevens 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure verwijderd, met inachtneming van de bezwaartermijn van de Wet gelijke behandeling, tenzij de sollicitant conform art. 6 lid 1 sub a AVG en art. 7 AVG toestemming heeft gegeven om zijn/haar persoonsgegevens langer te bewaren om worden opnieuw aangevraagd in geval van een nieuwe vacature, indien nodig.
4.6.6. Mogelijkheden om bezwaar te maken en te verwijderen
U kunt te allen tijde op verzoek de informatie die u ons hebt toegezonden inzien of laten verwijderen. Stuur ons daarvoor een e-mail naar belgium@ecosoft.com. Dit geldt niet voor zover u in een lopende sollicitatieprocedure op een specifieke vacature bij ons hebt gesolliciteerd. In dat geval bewaren wij de door u voor deze vacature verstrekte gegevens totdat de wettelijke bezwaartermijn is verstreken.
Als wij persoonsgegevens over u verwerken, bent u een betrokkene onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en heeft u de volgende rechten ten opzichte van ons met betrekking tot persoonsgegevens die op u betrekking hebben:
Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (art. 77 AVG). In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Meer info is te vinden via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: wwww.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen
Wij behouden ons het recht voor om de privacyverklaring aan te passen aan gewijzigde wettelijke voorschriften, of in geval van wijzigingen in diensten of gegevensverwerkingen. Dit geldt echter uitsluitend voor verklaringen inzake gegevensverwerking. Voor zover toestemmingen van de gebruikers vereist zijn of delen van de privacyverklaring voorschriften of afspraken met de gebruikers bevatten, zullen deze wijzigingen alleen plaatsvinden met toestemming van de gebruikers.
Wij vragen u om regelmatig kennis te nemen van onze privacyverklaring.
Datum: 09.04.2024
´Toestemming´ is elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting van de betrokkene waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een overige ondubbelzinnige bevestigende handeling aangeeft dat hij/zij met de verwerking van de hem/haar betreffende persoonsgegevens instemt.